意外と大変な議事録作り
Photo:Reginal RubyKaigi会議 By akira yamada
会社やグループなどの会議を記録する議事録は会議の内容や発言の記録を残すために重要なものです。
議事録は会議での会話や内容をただ書き起こすだけではありません。
誰が話したか？何を話したか？をわかりやすくまとめる必要があります。
慣れた人や専門の人は会議中に速記などしながら作ることもできますが、慣れていない人はそうはいきません。とても大変な作業になります。
議事録を作るのに便利な無料ソフト「会議録おこそ」を紹介しましょう。
ICレコーダーを利用した議事録作りの問題点
慣れていない人はICレコーダーで録音して、後から再生しながら作るのが一般的です。しかしICレコーダーを使った場合はいくつか問題点があります。
作業が煩雑
ICレコーダーを再生して、聞いて、止めて、書いて、再生して、聞いて、止めて、書いて・・・という作業の繰り返しは非常に大変です。
聞き取りづらい
また、ICレコーダーで再生される声はマイクを通しているため聞き取りづらい音になります。ICレコーダー自体のスピーカーは小さいためはっきりと聞こえません。
会話の流れが分かりづらい
ある会話を聞いてから止めるとタイムラグがあります。そのズレのせいで、また再生したときに出だしが欠けてしまうこともあります。
そのせいで会話の文脈が理解しにくくなります。
話し方が早いともっと困難
話すのが早い人がいるともうお手上げです。再生を早くしたり遅くしたりできるものもありますが、高価な機種にしかありません。
問題を解決してくれる議事録作成フリーソフト「会議録おこそ」
もしお使いのICレコーダが音声データをパソコンに移動できるタイプであればその問題は一気に解決です。
議事録作成の補助をしてくれるのが会議録おこそです。
会議録おこそは、フリーで配布されているソフトです。ダウンロードサイトにはWin2000、Win95とありますが、XP、VISTA、Win7でも問題なく使用が可能です。
会議録おこその使い方
まずはパソコンに会議録おこそをインストールします。
つぎにICレコーダーのデータをパソコンに移動します。会議録おこそが対応しているのは、MP3とwavファイルです。
議事録おこそを起動して、音声ファイルを開きます。PCのスピーカーでも十分ですが、マイクを通した声を聞くのでイヤホンなどを使ったほうが聞き取りやすくなります。
設定をクリックするとショートカットキーがでてきます。これが会議録おこそが便利な一番のポイントです。
希望の設定にできますが、デフォルトでも十分使いやすいです。
Wordなどのソフトで内容を打ち込む人はそれらのソフトを立ち上げておきます。書く人は鉛筆の準備をしてください。
設定したショートカットボタンで再生をします。Ctrlt+↑またはCtrlt+↓で音声をスピードも調整できます。
必要な部分を聞いたらCtrlt+SPACEで止めて、内容を打ち込みます（書きます）。この時、ウィンドウが後ろに行っても（隠れてしまっても）気にする必要はありません。そのまま使えます。
再生を再開する時、会議録おこそでは、少し戻った地点から再生してくれます。つなぎ目の会話が欠けてしまったり、文脈が分からなくなることが無いので非常に便利です。
Shift+→で早送り、shift+←で早戻りもできるので何度も聞いいたり、飛ばし聞きも簡単にできます。
まとめ
議事録おこそは、議事録作りの負担を大きく軽減してくれる素敵なソフトです。ぜひ使ってみてください。
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